Подготовка проекта документа

Создание проектных документов представляет собой формирование приказов, трудовых и гражданско-правовых договоров, претензий, обращений заявлений и жалоб в органы власти по техническому заданию заказчика. При обращении клиент преследует ряд задач:

• обеспечить безопасность организации;
• получить механизмы результативного влияния на взаимоотношения с контрагентами;
• повысить работоспособность и надежность служб компании.

Создание документа в компании начинается с формирования проекта. На этом этапе собирается существенная часть сведений и данных по делу. Для придания документу юридической силы необходимо соблюсти порядок подготовки проектов документов:

1. Поиск данных и их обработка;
2. Выбор способа представления информации;
3. Оформление документа;
4. Аргументирование проекта.

Разработка проекта документа

Проекты документов разрабатываются: по плану (с заранее утвержденной программой или бизнес-планом); по заданию директоров своей или вышестоящей компании; по инициативе начальников структурных отделов или специалистов.

Проект документов разрабатывается с детального изучения одной или нескольких проблем. В начале происходит сбор точных и справедливых сведений, которые позволят принять дальнейшие управленческие решения.

Подготовка проекта документа требует поиска данных и сведений. Источниками информации служат:

• статьи и обзоры периодической печати;
• отчеты и сводки из сторонних компаний;
• ежедневная документация компании;
• нормативные и государственные законы.

Поиск данных и их обработка

Перед тем как из имеющейся информации получится необходимый документ нужно обозначить ключевые векторы. Они позволят выделить вопросы, превратив их в главную идею. Какие гарантии предоставляются при несоблюдении условий договора? Какая основная цель ответа на письмо? Кто будет ответственным за проект согласно приказу директора?

Перед началом работы исполнитель должен узнать основные позиции проектируемого документа.

Варианты представления информации

Подготовка проектов правовых документов несет в себе конкретную цель и задачи. Основная идея заключается в донесении сведений до заинтересованных людей. При написании текста важно подумать о тех людях, которым предстоит работать с итоговым документом. Информацию следует представлять в максимально доступном, понятном и корректном виде. На практике подготовки проекта документа различают два вида представления:

• устный;
• зрительный.

Первый вид характеризуется только текстовым сообщением, а второй сопровождается дополнительными схемами, графиками, таблицами и диаграммами. Как показывает опыт, визуальная демонстрация информации принимается и запоминается значительно легче. В таком виде исполнитель сразу ориентируется по показателям на графике и диаграмме или сразу может найти интересующееся значение в таблице.

Язык деловых документов

Официально-деловой стиль речи используют для письменных служебных связей. Независимо от того, какие у Вас отношения с контрагентами или клиентами, письменные обращения должны быть грамотны и тактичны. Помимо орфографических и пунктуационных правил необходимо соблюдать и речевой этикет письма. Эти правила распространяются и на внутренние документы компании.

Оформление документа

Оформление документа – это распределение данных и сведений на листе бумаги (носители информации) по нормам и правилам, которые закреплены для конкретного типа документа. Необходимым атрибутом любого документа выступают реквизиты. Их список и нормы заполнения отражены в государственных стандартах.

Аргументирование проекта

Факты для защиты и обоснования проекта можно указать в пояснительной записке и экономическом отчете финансового обоснования. Пояснительная записка составляется, когда:

• проект создается по личной инициативе исполнителя;
• начальник отдал устный приказ подготовить проект;
• необходимо подтвердить правдивость документа.

Экономический отчет финансового обоснования должен служить для заказчика подтверждением получения выгоды от реализации проекта в виде прибыли или экономии ресурсов. Для такого анализа необходимы расчеты, которые отразят потенциальную выгоду и источники финансирования проекта.

Когда подготовка проекта документа завершена, исполнитель заверяет его у руководителя. Далее проводится согласование всех пунктов на бумажным или электронным способом (СЭД).

Как подготовить проект документов?

Подготовка проектов правовых документов требует высокой юридической компетенции, поэтому лучше всего обратиться к профессионалам. В зависимости от потребностей Вашего бизнеса, наша компания подготовит для Вас проект договора:

• мены;
• поставки товаров;
• розничной купли-продажи;
• арендования зданий/ транспорта;
• финансовой аренды (лизинг);
• возмездного оказания услуг;
• строительного, бытового подряда;
• на выполнение технологических и опытно-конструкторских работ, научных исследований;
• перевозки груза;
• транспортной экспедиции;
• займа, кредитования;
• цессии, финансирования под уступку денежного требования;
• хранения;
• агентского;
• поручения;
• комиссии;
• коммерческой концессии;
• лицензионного;
• об отчуждении исключительных прав;
• авторского заказа.

Высококвалифицированный юрист сделает всю договорную работу за Вас, отчитается и ответит на все интересующие вопросы.